A gestão da segurança de um condomínio é de responsabilidade de todos. O conselho e o síndico devem definir os procedimentos, acompanhar a aplicação e quando necessário advertir. Esta responsabilidade está prevista no código civil.
A segurança depende da participação de todos: síndicos, conselheiros, condôminos e não somente os porteiros. A definição dos Procedimentos de Segurança é de extrema importância.
Neste manual devem estar previstas todas as formas de acesso, responsabilidades e quais os equipamentos (biometria facial, digital, tags veiculares, cartões magnéticos, QR Code, aplicativos) estarão disponíveis.
Neste artigo, elencamos as principais responsabilidades do condomínio, dos agentes de segurança e dos gestores.
Apontamos também, como a Plataforma ByDoor poderá contribuir para a segurança.
1) Responsabilidades do Condômino
Manter os dados de integrantes sempre atualizados
Caberá ao condômino responsável fazer a gestão do cadastro da sua unidade podendo enviar e-mails convites aos demais condôminos para acesso às funcionalidades do ByDoor.
É de fundamental importância informar o nome completo e a foto atualizada para uma abordagem mais rápida e segura.
Vejam outras informações que podem ser inseridas no aplicativo ByDoor:
a) Perfil da pessoa: Condômino, prestador de serviço, funcionário da unidade.
b) Período em que a pessoa terá acesso permitido. (Ex.: de 01/01/2021 a 31/12/2021)
c) Dias da semana. (Ex.: Terça e Quinta-feira)
d) Horário permitido para acesso. (Ex.: Das 08:00 às 12:00)
e) Informar se o agente de segurança deve ou não interfonar para comunicar a chegada.
Veja mais detalhes no artigo "Como cadastrar integrantes como condôminos, moradores, funcionários entre outros?".
Inclusão de Veículos
No menu Cadastro> Veículos, os veículos devem ser cadastrados pelos responsáveis com dados completos para consulta pelos agentes de portaria. Importante informar placa, modelo e cor.
Atenção: Mais importante que cadastrar veículos e integrantes, é descadastrar rapidamente pessoas que perderam o direito de acessar à unidade.
Aviso de portaria via plataforma
Não recomendamos que as portarias acatem ordens vindas do interfone pois não existe histórico nem rastreabilidade de quem fez a solicitação.
É recomendável o uso da funcionalidade <Aviso de Portaria> na qual o condômino registra a chegada de visitantes, prestadores de serviços ou delivery.
Recomenda-se informar o nome completo, demais dados de identificação e observações.
Desta forma o visitante terá uma abordagem mais rápida e segura e em determinados casos elimina-se o uso do interfone.
Veja mais em "Entenda como condôminos podem enviar avisos para a portaria sobre a chegada de visitantes, delivery, serviços, entre outros".
Apresentação do QR Code para abordagem rápida
Todos os condôminos usuários do ByDoor possuem um QR Code que pode ser lido agente de segurança. Nele contém todas as informações de permissão de acesso.
Com base nestas informações, o porteiro poderá decidir pela entrada, consulta à unidade ou recusa do acesso.
Saiba mais sobre o uso de QR Code
2) Responsabilidades dos agentes de segurança da Portaria
Consulta dos dados do visitante
Todas as pessoas, sem distinção, devem ser abordadas pela portaria, que deverá consultar o sistema para identificar as permissões dadas pelos condôminos da unidade.
A consulta será feita da seguinte forma:
a) O condomínio fez um <Aviso de Portaria>. Se o fez a entrada será rápida e conforme as observações registradas. Neste caso uma pessoa poderá ter a permissão de entrada mesmo na ausência de pessoas na unidade.
b) Será feita uma consulta rápida na base de dados para verificar se a pessoa tem cadastro e quais as permissões de acesso.
Caso não tenha sido registrado o aviso de portaria e não houver cadastro do visitante, a portaria deverá interfonar para a unidade. Este é o processo mais lento e vulnerável pois não ficará registrado a conversa, salvo o condomínio dispuser de sistema de gravação.
Registro de Acesso
É de extrema importância que seja feito um Registro de Acesso de todas as pessoas que acessarem o condomínio, preferencialmente com registro fotográfico.
Esta ação além de manter um histórico, pode inibir a entrada de pessoas indesejadas pelo simples fato de terem seus dados registrados.
Entenda como utilizar a ferramenta de Registro de Acesso
Gestão de Encomendas
Caberá aos agentes de segurança e/ou equipe administrativa notificar os condôminos sobre a chegada de encomendas. Manter encomendas, visíveis por todos, pode atrair pessoas indesejadas.
Recomendamos que não sejam recebidas encomendas de pessoas não cadastradas. A guarda de itens enquanto não retirada é de responsabilidade do condomínio.
Entenda como utilizar o Controle de Encomendas
3) Responsabilidades da Administração
Gerenciamento do Plano de Segurança
Caberá os gestores do condomínio, na qualidade de controladores, acompanhar a execução do plano definido, promover treinamento constante e avaliar os indicadores de desempenho.
É sabido que quanto maior a segurança, menor a comodidade. Para manter ativo o Plano de Segurança, é necessário que condôminos que desacatarem às normas e/ou pessoas devem ser advertidos e multados.
Não se dá o direito à uma pessoa fragilizar a segurança de um todo, pois deve prevalecer sempre o bem comum.
Treinamento via Central de Ajuda
A Central de Ajuda do ByDoor disponibiliza uma extensa base de conhecimento e tutoriais para capacitação de todos os envolvidos. Ela pode ser acessada sempre que necessário
IMPORTANTE:
Todos os dados pessoais inseridos na plataforma serão poderão ser consultados pela administração, conselho, sindicância e portaria.
A base legal, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados, é o legítimo interesse. Os operadores deverão receber treinamento e assinarem Termo de Compromisso visando a privacidade dos titulares dos dados.