Elaboramos aqui, um protocolo para que nossos clientes possam realizar suas assembleias, visando uma segurança jurídica e atendendo às medidas restritivas devido a pandemia do coronavírus.
Ressaltamos que todos os procedimentos deverão ser validados pelo corpo jurídico do condomínio/associação.
Para execução deste protocolo, montamos uma equipe para assessoria técnica que atua desde a definição do Edital de Convocação até a redação da ata da assembleia.
Solicite um orçamento em ana.guimaraes.pro@gmail.com
Protocolo de abertura e condução de uma assembleia com o uso da Plataforma ByDoor
1. Seção Assembleia
Abra a assembleia informando e inclua o Edital de Convocação no local apropriado. Ative o recurso para controle de presença, ausência confirmada e saiba quem não se manifestou.
Informe data, hora, e solicite as confirmações de presença. Anexe os documentos, no formato PDF, do Edital e outros documentos que foram pautados como orçamentos, projetos, prestação de contas entre outros.
2. Seção Documentos
Confira se todos os documentos como convenção, regimento interno, balancetes mensais, pareceres jurídicos entre outros que podem ser solicitados pelos condôminos.
3. Seção Área Comum e Reservas
Crie uma nova área denominada Sala de Administração para que os condôminos possam agendar um horário para consulta aos documentos físicos e/ou esclarecimentos de forma presencial. Tal procedimento evita aglomerações e atendimentos não agendados.
4. Seção Fórum
Abra os fóruns de discussão, estabeleça prazos finais de postagem e mantenha controle sobre os esclarecimentos solicitados. Esta prática irá antecipar as discussões e otimizar o tempo no dia da assembleia.
5.Seção Enquetes
Crie as enquetes sobre os cargos eletivos, participação nos testes de conexão (se houver programado) e assuntos conforme a pauta do edital. Acompanhe os resultados.
6. Seção Ocorrências
Utilize esta seção para interação com os condôminos como recebimento de procurações legais, análise de candidaturas e um canal para esclarecimentos sobre assuntos pautados.
7. Seção Comunicação
Dê ampla divulgação ao Edital, prazos importantes e a importância da presença dos condôminos/associados habilitados.
Veja em nossa Central de Ajuda Virtual, seção Assembleia nossa sugestão de comunicados.
Use os comunicados, mensagens públicas e as privadas.
Elabore seu plano de comunicação:
Divulgue sempre os prazos e cronogramas:
- Enquetes abertas
- Sobre inadimplência
- Sobre as habilitações de procuradores
- Sobre o acesso ao Zoom
- No dia da reunião.
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