Veja o passo a passo para a realização, por meios virtuais, da Assembleia Geral em seu condomínio:
Abra uma assembleia
Para abrir uma assembleia, acesse o menu Comunicação>Assembleia e clique em <Nova Assembleia>.
Insira o título, a ordem do dia, data e horário.
Sugerimos que seja enviado notificação aos condôminos e solicite a confirmação de presença.
Indique no local o dado da ferramenta de conferência virtual que será utilizada. As opções recomendadas são o Google Hangout, Microsoft Team ou zoom. Porém existem diversas outras.
Anexe os arquivos que podem ser úteis como propostas recebidas, orçamentos, pareceres entre outros.
Comunicados
Acesse o menu Comunicação>Comunicados>Novo Comunicado.
Insira o título, digite o corpo da mensagem e defina os destinatários.
Você pode escolher os grupos de interesse e definir uma data limite de exibição do comunicado.
Faça uma ampla divulgação usando também os canais de comunicação tradicional do condomínio como quadros de avisos, elevadores e áreas de grande fluxo de condôminos.
Enquetes
Acesse o menu Comunicação>Enquetes>Nova Enquete e inclua as votações que fazem parte da pauta divulgada. É possível determinar o prazo limite para as respostas.
As enquetes podem ser abertas durante a assembleia caso o secretário solicite apuração de votos para deliberar sobre uma matéria.
Os votos serão nominados podendo ser conferidos e validados pelo presidente da mesa.
Seguem sugestões para enquetes:
- Você pretende participar da Assembleia Virtual?
- Sim
- Não
- Sim mediante nomeação de procurador
- Prefiro não opinar
- Você aprova a Prestação de contas do condomínio?
- Sim
- Não
- Não tenho informações suficientes
- Prefiro não opinar.
Outras enquetes:
- Você pretende se candidatar a síndico do condomínio?
- Qual a sua percepção sobre a conservação e limpeza do condomínio?
- Qual a sua percepção sobre a segurança do condomínio?
- Você concorda com as medidas impostas devido à pandemia?
Defina a plataforma de conferência virtual a ser utilizada
Identifique nas opções de mercado qual a ferramenta que será utilizada para a transmissão.
Caso queira utilizar o Plataforma Zoom, mande um email para ana.guimaraes.pro@gmail.com para ver a disponibilidade de data.
Algumas informações importantes para a sua tomada de decisão:
Número máximo permitido de pessoas simultâneas
- Tempo máximo permitido para a conferência
- Custo da plataforma
- Acessibilidade em smartphones
- Possui versão em português
- Possibilidade de gravação da reunião e por quanto tempo
Validação das procurações
As procurações deverão ser encaminhadas, preferencialmente 48 horas úteis, via mensagem privada para o síndico ou administração.
O condômino deverá anexar a procuração e validar a procuração. As procurações invalidadas devem ser informadas durante a assembleia bem como o motivo.
Os representantes deverão ser habilitados para voto nas enquetes.
Sugerimos a criação de um grupo de <Procuradores>.
Opções que podem ser utilizadas a critério da sindicância:
Obras e ações: Inserir todas as obras e melhorias feitas no condomínio
Fórum: Indicar um tema para que seja debatido antes da assembleia
Documentos: disponibilize todos as atas, balancetes e informações úteis aos condôminos.
Contratos: registre os contratos vigentes do condomínio.
Saiba mais sobre o nosso serviço de assessoria e acompanhamento das assembleias virtuais. Mande um email para ana.guimaraes.pro@gmail.com