Diante da permanência do quadro de calamidade pública, prorrogado em diversos estados da federação, as assembleias virtuais continuam sendo uma alternativa viável quando se há a necessidade e/ou obrigatoriedade de sua convocação.

Com o término da validade da Lei Nro 14.010/20 em 30/10/2020, no que se refere às assembleias, muitos advogados entendem sua legalidade quando não se há uma proibição explícita nos regimentos internos e/ou convenções.

Muitos inclusive alegam direito à vida, a possibilidade de participação de condôminos positivados com Covid19, a interdição de espaços comuns e as recomendações sanitárias de se evitar as aglomerações. 

Porém, para a segurança jurídica da sua assembleia recomendamos:

a) Certificar-se com o cartório da sua região quais os pré-requisitos necessários para registro da ata da assembleia.

b) Oferecer uma estrutura mínima para receber àqueles que se sentirem desconfortáveis com a realização virtual. Neste caso, opte pela assembleia híbrida. 

SERVIÇO DE ASSESSORIA TÉCNICA COM USO DA PLATAFORMA ByDoor

Montamos uma equipe de apoio e temos realizado diversas assembleias com bastante sucesso.

Caso queira conhecer mais sobre este serviço mande um email para ana.guimaraes@lalubema.com.

Para a correta realização, sete etapas devem ser cumpridas:

1. Convocação:   Elabore um edital que atenda a todos os pré-requisitos legais e convencionados.
2. Divulgação: Tenha em mãos um cadastro confiável e faça ampla divulgação nos canais oficiais.
3. Habilitação: Valide as procurações, as chapas e candidatos aos cargos eletivos. 
4. Discussão. Dê oportunidade para que os participantes possam esclarecer suas dúvidas. 
5. Votação. Abra as enquetes para votação com antecedência. Quem estiver seguro já pode votar.
6. Transmissão: Capacite todos os participantes a usarem as Plataformas Zoom e ByDoor.
7. Formalização: Faça o registro da ata conforme os princípios legais.

MODELO DE EDITAL PARA ASSEMBLEIAS VIRTUAIS E/OU HÍBRIDAS 

Segue para validação junto ao responsável jurídico do seu condomínio um modelo de convocação.

Brasília, 15 de Março de 2021.

 Aos

Condôminos do Edifício Modelo Brasil.

 Ref.: Convocação Assembleia Geral Ordinária – Modalidade virtual e presencial (Híbridas)

 Prezados Senhores,

Convocamos os condôminos proprietários, promitentes compradores, cessionários de direitos das unidades privadas ou seus procuradores legais para participarem da Assembleia Geral Ordinária do Condomínio Modelo Brasil, a ser realizada em formato híbrido (virtual e presencial), tendo em vista que não há, neste condomínio, nenhum dispositivo contrário à sua realização.

 Data                 : 15/05/2021

Início                 : 19:00h em primeira convocação caso tenha atingido o quórum legal ou em segunda chamada às 19:15 com qualquer dos presentes.

Término            : 21:00 com tolerância de 30 minutos

Transmissão     : Plataforma Zoom.us ou similar

Presencial         : Salão de Festas conforme lista. Proibida a entrada sem confirmação antecipada. (*)

(*) Em respeito aos participantes e conforme orientações sanitárias divulgadas pelos órgãos públicos, o espaço será preparado conforme lista de confirmados. Vedada a entrada sem a devida autorização.

 A realização desta assembleia atende ao artigo 1350 do código civil e a convenção do condomínio que prevê, anualmente sua realização, para prestação de contas e aprovação do orçamento do exercício entre outros assuntos.

 PAUTA DO DIA: 

1. Eleição do presidente da mesa e secretário da assembleia; (05 min)
2. Prestação de contas e investimentos realizados em 2020; (15 min)
3. Apresentação dos principais indicadores do condomínio; (05 min)
4. Orçamento para o exercício de 2021;(15 min)
5. Destinação do Fundo de Reserva para custeio e recomposição futura;(05 min)
6. Validação das medidas restritivas em razão da pandemia;(07 min)
7. Situação do AVCB; (05 min)
8. Eleição do síndico, subsíndico, conselheiros fiscais e suplentes. (05 min)
9. Outros assuntos. (20 min)

 Procedimentos para habilitação dos condôminos e procuradores

1. Conforme o código civil, Art. 1.335, somente os condôminos quites com as taxas condominiais, poderão participar e votar nas reuniões.
2. As unidades inadimplentes, até 10 dias úteis antes da realização da assembleia, estão impedidas de participar da assembleia e votar nas pautas propostas.
3. Os condôminos, aptos a participar, poderão nomear um procurador legal para representá-lo desde que seja encaminhada procuração com 72 horas úteis antes da realização da assembleia. Este envio poderá ser feito através da Plataforma ByDoor acessando a funcionalidade <Ocorrência>. Caberá a administração do condomínio validar a participação conforme critérios legais.
4. O Edital de Convocação será disponibilizado nos canais oficiais de comunicação do condomínio e na seção <Assembleia> da Plataforma ByDoor. O condômino deverá manifestar sua intenção de comparecer ou não, mesmo no formato virtual, visando facilitar a organização da assembleia e limites de acesso simultâneos.
5. A Assembleia também ocorrerá, de forma presencial, em espaço indicado na convocação. Os interessados deverão responder a enquete sobre "Participação presencial". O objetivo é a adequação do espaço conforme o número de inscritos e atender às exigências dos órgãos governamentais. Vedada a participação sem a prévia confirmação.
6. Condôminos inquilinos, que desejarem participar e votar, deverão encaminhar, 72 horas úteis antes da realização da assembleia, procuração assinada pelo proprietário do imóvel para a devida habilitação junto à administração do condomínio. Este envio poderá ser feito através da Plataforma ByDoor, funcionalidade <Ocorrência>.
7. As pessoas habilitadas a participar e votar deverão estar aptas e com acesso à Plataforma ByDoor. Caberá ao responsável da unidade capacitar e dar acesso à ferramenta.
8. Em atendimento às exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a relação dos votantes com sua respectiva opção será de conhecimento apenas do Presidente da Mesa, secretário, sindicância, conselho e administração do condomínio. É vedada a sua exposição por ser considerado informação "sensível". Caberá a cada votante divulgar ou não sua opção. 
9. Os condôminos interessados em participar dos cargos eletivos, previstos na convocação, deverão formalizar seu interesse através do envio de uma <Ocorrência> na Plataforma ByDoor, até 72 horas úteis do início da assembleia. Caberá a administração homologar ou não a chapa e/ou candidaturas independentes conforme legislação e o regimento interno do condomínio.
10. Em caso de empate nas eleições, para os cargos eletivos, fica desde já definido que o critério de desempate será o de maior idade conforme legislação eleitoral do país.
11. Todas as votações, bem como lista de presença, serão feitas através da seção de <Enquetes> da plataforma ByDoor disponibilizada às pessoas devidamente habilitadas.
12. Esclarece-se que as enquetes, para as votações eletrônicas, estarão abertas antes da data e horário do início da transmissão, podendo se estender após o encerramento da assembleia, a critério do presidente, a fim de facilitar o uso e ambientar todos os condôminos quanto ao seu uso.
13. Somente serão computados os votos dos que estiverem habilitados e que compareceram à Assembleia, ou seja, que estiverem logados e, portanto, presentes à Assembleia no momento de sua realização.
14. A administração poderá ou não abrir um <Fórum> de debates, na plataforma ByDoor, para esclarecimentos prévios de assuntos listados na pauta a fim de tornar a assembleia mais produtiva.
15. Condôminos que desejarem poderão agendar um horário para visita à sala de administração para ter acesso às prestações de contas, comprovantes, orçamentos entre outros documentos importantes para a tomada de decisão. Este agendamento deve ser feito através do ByDoor, na seção <Reserva>. Fica certo, porém que os documentos não poderão ser retirados, rasurados ou danificados sob pena de caso comprovado, às penalidades previstas em lei.
16. Em caso de dúvidas, na qual o condômino opte em não expor na seção <Fórum>, o condômino, dentro do prazo estabelecido, poderá encaminhar uma <Ocorrência>, tipo dúvida, para análise pelos responsáveis. 
17. Condôminos contrários à realização da assembleia virtual deverão registrar formalmente na administração, até 72 horas úteis antes do início da realização da assembleia, denúncia endereçada ao conselho do condomínio. Caberá ao conselho analisar o pedido e decidir pela realização ou não da assembleia.
18. Recomendamos o acesso aos condôminos e/ou procuradores legais habilitados a acessarem a ferramenta de transmissão simultânea da assembleia com no mínimo 30 minutos de antecedência para ajustes na conexão.
19. É pré-requisito do participante garantir uma estrutura adequada de internet e equipamentos que suportem transmissão de áudio e vídeo. Não é recomendado o acesso em trânsito e/ou uso de telefonia móvel 3G/4G em razão de eventuais instabilidades. Recomenda-se o uso de internet banda larga ou similar.
20. Durante a transmissão caberá, ao presidente da assembleia, a abertura ou não do fórum de discussões da plataforma ou inscrição para manifestação oral conforme limite de tempo a ser definido. Reiteramos que todos antecipem seus questionamentos visando garantir a livre manifestação e o tempo de duração previsto.
21. Os participantes habilitados, poderão, através do chat/bate-papo da plataforma Zoom, poderá solicitar ao secretário da assembleia registro em ata sobre os assuntos tratados.
22. Todas as segundas-feiras, das 17:00 às 18:00, salvo disposição contrária, será realizada uma reunião na plataforma Zoom, abertos a todos os interessados, para esclarecimentos de dúvidas tanto na plataforma de transmissão e no ByDoor. 
23. Participantes habilitados que, não cumprirem com suas obrigações, e não puderam participar ou exercer seu direito de voto serão considerados negligentes. Portanto sugerimos de forma antecipada que observem todos os procedimentos.

Atenciosamente,

Leonardo Diniz Mascarenhas

Síndico Condomínio do Modelo Brasil