Montamos uma equipe de apoio e temos realizado diversas assembleias com bastante sucesso.
Caso queira conhecer mais sobre este serviço mande um email para ana.guimaraes.pro@gmail.com.
Para a correta realização, sete etapas devem ser cumpridas:
- Convocação: Elabore um edital que atenda a todos os pré-requisitos legais e convencionados.
- Divulgação: Tenha em mãos um cadastro confiável e faça ampla divulgação nos canais oficiais.
- Habilitação: Valide as procurações, as chapas e candidatos aos cargos eletivos.
- Discussão. Dê oportunidade para que os participantes possam esclarecer suas dúvidas.
- Votação. Abra as enquetes para votação com antecedência. Quem estiver seguro já pode votar.
- Transmissão: Capacite todos os participantes a usarem as Plataformas Zoom e ByDoor.
- Formalização: Faça o registro da ata conforme os princípios legais.
MODELO DE EDITAL PARA ASSEMBLEIAS VIRTUAIS E/OU HÍBRIDAS
Segue para validação junto ao responsável jurídico do seu condomínio um modelo de convocação.
Brasília, 15 de Março de 2021.
Aos
Condôminos do Edifício Modelo Brasil.
Ref.: Convocação Assembleia Geral Ordinária – Modalidade virtual e presencial (Híbridas)
Prezados Senhores,
Convocamos os condôminos proprietários, promitentes compradores, cessionários de direitos das unidades privadas ou seus procuradores legais para participarem da Assembleia Geral Ordinária do Condomínio Modelo Brasil, a ser realizada em formato híbrido (virtual e presencial), tendo em vista que não há, neste condomínio, nenhum dispositivo contrário à sua realização.
Data : 15/05/2021
Início : 19:00h em primeira convocação caso tenha atingido o quórum legal ou em segunda chamada às 19:15 com qualquer dos presentes.
Término : 21:00 com tolerância de 30 minutos
Transmissão : Plataforma Zoom.us ou similar
Presencial : Salão de Festas conforme lista. Proibida a entrada sem confirmação antecipada. (*)
(*) Em respeito aos participantes e conforme orientações sanitárias divulgadas pelos órgãos públicos, o espaço será preparado conforme lista de confirmados. Vedada a entrada sem a devida autorização.
A realização desta assembleia atende ao artigo 1350 do código civil e a convenção do condomínio que prevê, anualmente sua realização, para prestação de contas e aprovação do orçamento do exercício entre outros assuntos.
PAUTA DO DIA:
- Eleição do presidente da mesa e secretário da assembleia; (05 min)
- Prestação de contas e investimentos realizados em 2020; (15 min)
- Apresentação dos principais indicadores do condomínio; (05 min)
- Orçamento para o exercício de 2021;(15 min)
- Destinação do Fundo de Reserva para custeio e recomposição futura;(05 min)
- Validação das medidas restritivas em razão da pandemia;(07 min)
- Situação do AVCB; (05 min)
- Eleição do síndico, subsíndico, conselheiros fiscais e suplentes. (05 min)
- Outros assuntos. (20 min)
Procedimentos para habilitação dos condôminos e procuradores
- Conforme o código civil, Art. 1.335, somente os condôminos quites com as taxas condominiais, poderão participar e votar nas reuniões.
- As unidades inadimplentes, até 10 dias úteis antes da realização da assembleia, estão impedidas de participar da assembleia e votar nas pautas propostas.
- Os condôminos, aptos a participar, poderão nomear um procurador legal para representá-lo desde que seja encaminhada procuração com 72 horas úteis antes da realização da assembleia. Este envio poderá ser feito através da Plataforma ByDoor acessando a funcionalidade <Ocorrência>. Caberá a administração do condomínio validar a participação conforme critérios legais.
- O Edital de Convocação será disponibilizado nos canais oficiais de comunicação do condomínio e na seção <Assembleia> da Plataforma ByDoor. O condômino deverá manifestar sua intenção de comparecer ou não, mesmo no formato virtual, visando facilitar a organização da assembleia e limites de acesso simultâneos.
- A Assembleia também ocorrerá, de forma presencial, em espaço indicado na convocação. Os interessados deverão responder a enquete sobre "Participação presencial". O objetivo é a adequação do espaço conforme o número de inscritos e atender às exigências dos órgãos governamentais. Vedada a participação sem a prévia confirmação.
- Condôminos inquilinos, que desejarem participar e votar, deverão encaminhar, 72 horas úteis antes da realização da assembleia, procuração assinada pelo proprietário do imóvel para a devida habilitação junto à administração do condomínio. Este envio poderá ser feito através da Plataforma ByDoor, funcionalidade <Ocorrência>.
- As pessoas habilitadas a participar e votar deverão estar aptas e com acesso à Plataforma ByDoor. Caberá ao responsável da unidade capacitar e dar acesso à ferramenta.
- Em atendimento às exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a relação dos votantes com sua respectiva opção será de conhecimento apenas do Presidente da Mesa, secretário, sindicância, conselho e administração do condomínio. É vedada a sua exposição por ser considerado informação "sensível". Caberá a cada votante divulgar ou não sua opção.
- Os condôminos interessados em participar dos cargos eletivos, previstos na convocação, deverão formalizar seu interesse através do envio de uma <Ocorrência> na Plataforma ByDoor, até 72 horas úteis do início da assembleia. Caberá a administração homologar ou não a chapa e/ou candidaturas independentes conforme legislação e o regimento interno do condomínio.
- Em caso de empate nas eleições, para os cargos eletivos, fica desde já definido que o critério de desempate será o de maior idade conforme legislação eleitoral do país.
- Todas as votações, bem como lista de presença, serão feitas através da seção de <Enquetes> da plataforma ByDoor disponibilizada às pessoas devidamente habilitadas.
- Esclarece-se que as enquetes, para as votações eletrônicas, estarão abertas antes da data e horário do início da transmissão, podendo se estender após o encerramento da assembleia, a critério do presidente, a fim de facilitar o uso e ambientar todos os condôminos quanto ao seu uso.
- Somente serão computados os votos dos que estiverem habilitados e que compareceram à Assembleia, ou seja, que estiverem logados e, portanto, presentes à Assembleia no momento de sua realização.
- A administração poderá ou não abrir um <Fórum> de debates, na plataforma ByDoor, para esclarecimentos prévios de assuntos listados na pauta a fim de tornar a assembleia mais produtiva.
- Condôminos que desejarem poderão agendar um horário para visita à sala de administração para ter acesso às prestações de contas, comprovantes, orçamentos entre outros documentos importantes para a tomada de decisão. Este agendamento deve ser feito através do ByDoor, na seção <Reserva>. Fica certo, porém que os documentos não poderão ser retirados, rasurados ou danificados sob pena de caso comprovado, às penalidades previstas em lei.
- Em caso de dúvidas, na qual o condômino opte em não expor na seção <Fórum>, o condômino, dentro do prazo estabelecido, poderá encaminhar uma <Ocorrência>, tipo dúvida, para análise pelos responsáveis.
- Condôminos contrários à realização da assembleia virtual deverão registrar formalmente na administração, até 72 horas úteis antes do início da realização da assembleia, denúncia endereçada ao conselho do condomínio. Caberá ao conselho analisar o pedido e decidir pela realização ou não da assembleia.
- Recomendamos o acesso aos condôminos e/ou procuradores legais habilitados a acessarem a ferramenta de transmissão simultânea da assembleia com no mínimo 30 minutos de antecedência para ajustes na conexão.
- É pré-requisito do participante garantir uma estrutura adequada de internet e equipamentos que suportem transmissão de áudio e vídeo. Não é recomendado o acesso em trânsito e/ou uso de telefonia móvel 3G/4G em razão de eventuais instabilidades. Recomenda-se o uso de internet banda larga ou similar.
- Durante a transmissão caberá, ao presidente da assembleia, a abertura ou não do fórum de discussões da plataforma ou inscrição para manifestação oral conforme limite de tempo a ser definido. Reiteramos que todos antecipem seus questionamentos visando garantir a livre manifestação e o tempo de duração previsto.
- Os participantes habilitados, poderão, através do chat/bate-papo da plataforma Zoom, poderá solicitar ao secretário da assembleia registro em ata sobre os assuntos tratados.
- Todas as segundas-feiras, das 17:00 às 18:00, salvo disposição contrária, será realizada uma reunião na plataforma Zoom, abertos a todos os interessados, para esclarecimentos de dúvidas tanto na plataforma de transmissão e no ByDoor.
- Participantes habilitados que, não cumprirem com suas obrigações, e não puderam participar ou exercer seu direito de voto serão considerados negligentes. Portanto sugerimos de forma antecipada que observem todos os procedimentos.
Atenciosamente,
Antônio Freitas
Síndico Condomínio do Modelo Brasil