À seguir está um manual de padronização de procedimentos de portaria considerando o uso da plataforma ByDoor.
- Procedimentos comuns a todos os colaboradores
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- – Cumpra seu horário e aguarde sempre a chegada do seu substituto.
- – Registre no sistema ByDoor todos os acontecimentos do seu turno
- – Conheça a Central de Ajuda do ByDoor e faça seu treinamento.
- Recepção de Condôminos, visitantes e outros:
Sendo condômino:
2.1 – Através do botão “Busca Rápida” busque o cadastro do integrante e registre o acesso; Leia na Central de Ajuda o artigo “Entenda como utilizar a ferramenta Registro de Acesso”
Sendo visitante:
2.3 - Perguntar se já tem cadastro, solicitar o documento de identificação e destino;
2.4 - Perguntar se recebeu o “QrCode” para uma consulta rápida.
2.5 - Consultar em “Avisos de Portaria” e se encontrar fazer o registro com foto.
Respeite a permissão de entrada do visitante, caso ele esteja acessando o condomínio em um horário não permitido entre em contato com o receptor da visita para confirmar a entrada.
- Veículos
3.1 - Mantenha as cancelas fechadas.
3.2 – Através do botão “Busca Rápida” busque pela placa do veículo, se esse estiver cadastrado no ByDoor, terá permissão de acesso
- Encomendas
- Ao receber informe a chegada da encomenda através do menu Administrativo> Encomendas.
Ao entregar a encomenda:
4.2- Registre a entrega da encomenda e colete a assinatura do receptor.
Se tiver dúvidas sobre como efetuar esse procedimento, leia na Central de Ajuda o artigo “Entenda como cadastrar uma encomenda”
6 - Central de Ajuda – Consultas importantes
No menu lateral acesse Sistema> Central de Ajuda e clique novamente em “Central de Ajuda”.
Na barra de consulta digite as funcionalidades que serão utilizadas.
Registro de acesso – Avisos de Portaria – Encomendas – Ocorrências – Cadastros
Navegue e conheça outras funções do ByDoor.
Em caso de qualquer insatisfação siga o seguinte procedimento:
“Sugiro que faça uma reclamação no sistema ByDoor para que a administração possa atuar. Basta A acessar a função “Ocorrências” e registrar o ocorrido.”